Plataforma de gestión de accesos al recinto portuario

Pérez-Torres Marítima, SL

Problemática

Pérez Torres Marítima es una empresa perteneciente al sector de la logística portuaria, y desempeña sus actividades como operador portuario, almacenista, transportista, consignatario, transitario, etc. fundamentalmente dentro de los recintos portuarios.

Actualmente, las medidas de seguridad para el acceso de agentes externos (clientes, proveedores, transportistas, etc.) a los recintos portuarios son competencia de cada puerto. Si bien existen normativas globales de cumplimiento en materia de seguridad (emitidas por organismos como Puertos del Estado para los puertos de interés general, u organismos regionales para el resto de puertos de cada Comunidad Autónoma, como, por ejemplo, Portos de Galicia en la comunidad gallega), la autoridad competente en cada caso aplica esta normativa adecuándola a sus circunstancias e implementando sus propios mecanismos y procedimientos de control de accesos. En lo que respecta a la parte física de los accesos, hay puertos que los gestionan a través de sistemas casi desatendidos (con barreras automatizadas y lectores de códigos QR o lectores LPR de reconocimiento de matrículas) y otros muchos que utilizan sistemas más tradicionales, con personal de seguridad en los puntos de control de acceso y listas de autorización. En lo que respecta a la parte lógica, existen también diferencias en cómo cada puerto implementa el sistema de solicitudes de acceso y las correspondientes autorizaciones (solicitudes por email a través de intercambio de correos electrónicos, portales web ad-hoc de cada Autoridad Portuaria, etc.).

Sea cual sea el escenario, excepto para proveedores habituales que dispongan de pases permanentes de renovación cíclica (normalmente anual), las autorizaciones de acceso para agentes externos no habituales conllevan necesariamente unos procesos de solicitud de acceso por parte de las empresas que forman parte de la comunidad portuaria y una posterior aprobación por parte de la autoridad competente. Estos procesos suponen una importante carga administrativa diaria y, si no están supervisados debidamente, pueden suponer un impacto negativo importante sobre ciertas actividades, servicios o procesos empresariales (imaginemos, por ejemplo, un servicio que haya que prestar a algún buque o cliente dentro del puerto y para el que no se haya tramitado debidamente la solicitud de acceso; es posible que dicho servicio no se pueda prestar en tiempo y forma).

Requerimientos

Atendiendo a la situación y problemática anterior, desde Pérez Torres Marítima queremos proponer como reto la creación de una plataforma que permita gestionar de forma centralizada y eficiente las solicitudes de acceso a los recintos portuarios.

Dicha plataforma debería de permitir: 

  1. Centralizar la gestión de solicitudes y autorizaciones de acceso los puertos de forma integral y unificada, homogeneizando la gestión y adaptándola a las necesidades implementadas por cada Autoridad Portuaria u organismo competente.

Algunas funcionalidades o requisitos a tener en cuenta son:

  • Visor de solicitudes con estados (pendiente, aprobada/denegada por la empresa, aprobada/denegada por la autoridad, …)
  • Creación de nuevas solicitudes
  • Creación de pre-autorizaciones de solicitudes para agentes externos, controlables a través de un identificador (email, número de móvil, DNI, …), con datos de la persona que pre-autoriza
  • Acceso a la plataforma con credenciales. Definición de roles/perfiles por puerto y funcionalidad
  • Repositorio para consulta de normativa aplicable en cada puerto y descarga de documentación necesaria
  1. Delegar la solicitud de acceso en los agentes externos (proveedores, transportistas, etc.) a través de una herramienta (portal web, APP, …) en el que pudieran cumplimentar la solicitud de acceso, aportando la información y documentación requerida por la autoridad competente, reduciendo así la carga administrativa de las empresas y haciendo más eficiente de forma general el proceso de intercambio de información

Algunas funcionalidades o requisitos a tener en cuenta son:

  • Posibilidad de seleccionar el puerto para el acceso
  • En aquellos puertos, donde así se establezca, posibilidad de permitir/denegar la apertura de una solicitud de acceso en base a pre-autorizaciones
  • Datos de la persona de contacto en la empresa
  • Formulario para cumplimentación de datos del agente externo y motivo de la solicitud, requeridos para la visita
  • Descarga de documentación o plantillas requeridas según normativa del puerto
  • Gestión de aprobaciones por parte de la persona de contacto dentro de la empresa o personas habilitadas
  • Generación de alertas a través de correo electrónico o móvil (SMS)

3. La plataforma debería de contar con herramientas de comunicación que permitieran adaptarse a las políticas de cada puerto (por ejemplo, gestión automatizada de email, APIs de comunicación, por ejemplo, a través de servicios web).

La mayoría de los puertos utiliza el correo electrónico como sistema de solicitudes y aprobaciones. La plataforma debería de contar con un sistema de emisión y recepción automática de emails (buzones destino y remitentes, identificadores para trazabilidad de solicitudes, etc.)

Algunas Autoridades Portuarias disponen ya de portales web para la gestión de solicitudes por parte de las empresas que forman parte de la comunidad portuaria. En algunos casos, estas plataformas permiten el alta de solicitudes de forma múltiple a través de ficheros Excel/CSV. La plataforma debería de permitir la generación de estos ficheros para subir a las plataformas del puerto.

Otras están implementando sistemas nuevos que podrían facilitar APIs de integración (a través, por ejemplo, de web services). En casos así, la plataforma podría integrarse con estos sistemas y permitir una automatización mayor de los procesos de solicitud y aprobación (mediante servicios JSON o similares).

4. Otro de los puntos que podría contemplar la plataforma es la posibilidad de integrarse con plataformas CAE de terceros.

En este sentido, hay que distinguir entre accesos como, por ejemplo, visitas comerciales a oficinas, de aquellos accesos que van a conllevar trabajos u operaciones dentro del puerto, que puedan incluso suponer riesgos para la seguridad (trabajos en altura, servicios sobre centros de transformación con riesgo eléctrico, etc.). Para estos casos, hay un sinfín de plataformas CAE para la coordinación de actividades empresariales que facilitan la gestión de subcontrataciones y el cumplimiento normativo por parte de los proveedores y, muchas de ellas, ofrecen ya interfaces de comunicación con sistemas externos. La integración de los accesos al puerto con estas plataformas, podría mejorar notablemente la gestión y reducir considerablemente los errores de cumplimiento. La plataforma de gestión de accesos se conectaría a la plataforma CAE (por ejemplo, a través de claves como el DNI o el CIF) para consultar el estado de la documentación del proveedor, posibilitando otro punto de supervisión previo a la solicitud de acceso al recinto portuario.

 

Parceiros do projeto



Beneficiário principal:

CEP

Beneficiário:

IGAPE

 

Xunta de Galicia

 

Puerto de Vigo

 

AEP

 

APDL

 

Famalicao

O projeto de estrutura de colaboração logística na Eurorregião CoLogistics promove a colaboração transfronteiriça no campo dos transportes e da logística e foi escolhido pelo Programa Europeu de Cooperação Interreg VA Espanha - Portugal (POCTEP) 2014-2020 para ser desenvolvido nos próximos anos.

O objetivo geral do projeto é promover a internacionalização e o aumento da presença externa do tecido produtivo da Eurorregião Galiza-Norte de Portugal, através da promoção da atividade logística e do fortalecimento de suas capacidades organizacionais e tecnológicas.

Para mais informações info@cologistics-project.eu